Ley 107-13 — expediente administrativo y procedimiento
Gestión documental para los ayuntamientos de República Dominicana
La Ley 107-13, sobre los derechos de las personas en sus relaciones con la Administración y de procedimiento administrativo, define el expediente administrativo como el conjunto de documentos —en cualquier tipo de soporte, incluidos los electrónicos— indexados y ordenados cronológicamente. Y alcanza no solo a la Administración Central y a los organismos autónomos, sino también a las entidades que integran la Administración Local: los ayuntamientos.
La misma ley pide dejar constancia documental de todas las actuaciones, ordenando y archivando los expedientes para permitir el acceso a la información y el control posterior. A eso se suma la Ley General de Archivos (481-08), de aplicación obligatoria en todo el sector público —los ayuntamientos incluidos—, que hace obligatoria la creación de archivos en cada organismo bajo la rectoría del Archivo General de la Nación.
GDI es la plataforma donde todo eso se cumple solo: cada actuación queda registrada, cada documento numerado y firmado, y cada expediente ordenado y buscable, con inteligencia artificial integrada y código abierto bajo licencia AGPLv3.
Reconstruir un expediente lleva días
Cuando un órgano de control pide el historial completo de un caso, hay que juntar carpetas, correos y memoria de varias direcciones. La información existe: lo que falta es poder mostrarla junta y a tiempo.
Firma digital instalada, trámite todavía en papel
El país avanzó fuerte en firma digital en el sector público, pero firmar es solo el último paso. Sin expediente electrónico, el documento firmado vuelve a imprimirse para poder circular entre departamentos.
El desempeño municipal se mide y se publica
La gestión de cada gobierno local es monitoreada y semaforizada en decenas de áreas de desempeño. La gestión documental ordenada es la base de la evidencia que hay que remitir y sostener.
Lo que exige la Ley 107-13, resuelto en una sola plataforma
La ley es concreta sobre cómo debe formarse y conservarse un expediente administrativo. Así lo cubre GDI:
Expediente en soporte electrónico
El expediente es el conjunto de documentos en cualquier tipo de soporte, incluidos los electrónicos
Expediente nativo electrónico, con todos sus documentos íntegros y verificables dentro de la misma unidad
Indexado y orden cronológico
Los documentos deben estar indexados y ordenados cronológicamente por la Administración
Orden cronológico automático e índice del expediente que se arma solo, sin foliado manual
Constancia documental de las actuaciones
Dejar constancia documental de todas las actuaciones del procedimiento
Historial inalterable: cada pase, firma, incorporación y consulta queda registrada con autor y fecha
Archivo organizado (Ley 481-08)
La creación y organización de archivos es obligatoria en cada organismo del sector público
Archivo digital vivo desde el primer día: sin backlog que ordenar después ni depósitos que inventariar
Acceso a la información y control posterior
Archivar los expedientes de modo que permitan el acceso y el control posterior de la Administración
Búsqueda semántica sobre todo el acervo y exportación del expediente completo cuando lo pide un órgano de control
Firma digital con respaldo legal
La Ley 126-02 sobre Comercio Electrónico, Documentos y Firmas Digitales, con su reglamento de aplicación (Decreto 335-03), reconoce validez al documento electrónico y a la firma digital en República Dominicana. GDI firma sobre estándares PKI internacionales: cada documento firmado queda sellado, íntegro y verificable, con el registro completo del circuito.
- Firma simple, múltiple y secuencial según el circuito de cada documento
- Numeración oficial automática al completar el circuito de firma
- Historial inalterable: quién hizo qué y cuándo, en cada expediente
- Open source AGPLv3: código auditable, sin dependencia de un proveedor
- Implementación en días: configuración desde un panel, sin proyecto de sistemas
A la escala de un ayuntamiento, no de un ministerio
El régimen municipal dominicano —Ley 176-07 del Distrito Nacional y los Municipios— abarca realidades muy distintas: desde el Distrito Nacional hasta juntas de distrito municipal con un puñado de empleados. GDI se despliega en la nube, se configura desde un panel visual y puede empezar por una sola dirección, sin equipo de informática propio.
El ayuntamiento conserva el control de su información: al ser software libre no hay dependencia de un proveedor único, y puede mantenerse una copia local sincronizada de todos los expedientes y documentos.
Marco legal de referencia
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