¿Cuán madura está tu gestión documental?
Una foto del punto de partida. Respondé cómo funcionan las cosas hoy, no cómo deberían funcionar ni cómo van a funcionar con GDI. Si algo no lo sabés, elegí “No sabemos” o consultalo con el área. Lleva unos 15 minutos; si no tenés a mano los números del final, dejalos vacíos. Al terminar la implementación lo vamos a responder de nuevo para ver qué cambió. Las respuestas son para planificar tu implementación. Respondé cómo es hoy: no hay respuestas buenas ni malas. El resultado se actualiza en vivo a medida que respondés.
Expedientes y circuitos
Cómo se tramitan hoy los expedientes y cómo circulan entre áreas.
~2 min · Modernización con Mesa de Entradas
Q1¿Cómo se tramitan hoy los expedientes en el municipio?
Q2¿Qué porcentaje de los trámites internos (los que requieren expediente) está digitalizado de punta a punta, sin papel?
Contá como digital solo si el expediente no se imprime en ningún momento para firmarlo o pasarlo de área.
Q3¿Cómo son los pases entre áreas?
Si usan un sistema donde un área tiene que terminar para que siga la otra, elegí la primera.
Q4Si alguien pregunta en qué área está un expediente, ¿cómo se averigua?
Q5¿Están definidos los tipos de documento, los tipos de expediente y sus circuitos?
Q6Comentarios de esta sección (opcional)
Firma digital
Cómo se firman los actos y qué norma local respalda la firma digital (Ley 25.506).
~1,5 min · Legal y Técnica
Q1¿Los actos administrativos (decretos, resoluciones) se firman con firma digital?
Q2¿Con qué modalidad tienen firma digital las personas del municipio? Marcá todas las que haya.
Q3¿Hay una ordenanza o un decreto que habilite el expediente electrónico y la firma digital en el municipio?
Q4¿Hay algún impedimento normativo o político que hoy frene la firma digital? Contanos. (opcional)
Q5Comentarios de esta sección (opcional)
Normativa
Ordenanzas, decretos y resoluciones: si están en digital, cuántos años y cómo se encuentran.
~2 min · Legal y Técnica con la Secretaría del Concejo
Q1¿Las ordenanzas están digitalizadas?
Q2¿Cuántos años de ordenanzas del Concejo Deliberante se pueden abrir hoy desde una computadora del municipio, sin ir al archivo?
Q3Los decretos y resoluciones del Ejecutivo de este año, ¿están en PDF?
Q4¿Cuántos años de decretos y resoluciones del Ejecutivo se pueden abrir hoy desde una computadora del municipio, sin ir al archivo?
Q5Cuando alguien necesita encontrar una ordenanza por su tema (no por su número), ¿cómo lo hace?
Q6Notas de cierre de esta sección (opcional)
Inteligencia artificial
Qué herramientas de IA usa hoy el equipo y si el municipio ya tiene alguna funcionando en la gestión.
~1,5 min · Modernización
Q1El equipo (funcionarios y asesores) utiliza:
Q2¿Qué parte del equipo usa alguna de esas herramientas en su trabajo, al menos una vez por semana?
Q3Más allá del uso personal, ¿el municipio tiene alguna herramienta de IA funcionando en la gestión, provista o contratada por el municipio?
Por ejemplo: clasificar o resumir documentos, buscar en expedientes, un asistente para consultas internas o para vecinos.
Q4¿Cómo se busca hoy información dentro de documentos y expedientes (no normativa)?
Q5Comentarios de esta sección (opcional)
Atención al vecino
Por dónde llegan los reclamos y trámites del vecino y qué pasa con ellos después.
~1,5 min · Atención al vecino
Q1¿El municipio atiende a los vecinos por chat (WhatsApp, chat en la web, redes)? Si hay más de un canal, pensá en el principal.
Si al escribir algo fuera del menú el asistente no entiende o te devuelve al menú, es de menú.
Q2¿Un vecino puede iniciar un reclamo (bache, luminaria, residuos) por chat, app o web, a cualquier hora?
Q3Por el chat, ¿un vecino puede iniciar un trámite (por ejemplo, una habilitación comercial)?
Q4¿Hay un portal o sitio web donde el vecino pueda iniciar trámites (por ejemplo, una habilitación comercial)?
Q5Comentarios de esta sección (opcional)
Sistemas e infraestructura
Si los sistemas del municipio se hablan entre sí y dónde están alojados.
~1 min · Sistemas
Q1¿Los sistemas del municipio (tributario, sueldos, mesa de entradas, portal) intercambian datos entre sí?
Q2¿Los sistemas actuales permiten que otro sistema se conecte para leer o cargar datos (API)?
Q3¿Dónde están hoy la mayor parte de los sistemas y datos del municipio?
Q4Comentarios de esta sección (opcional)
Equipo y cultura
El factor humano: respaldo político, quién lidera el cambio, capacitación y actitud de los equipos.
~1,5 min · Modernización
Q1¿La transformación digital tiene respaldo del intendente o la intendenta?
Q2¿Hay una persona o un área que lidere la transformación digital puertas adentro?
Q3En los últimos 12 meses, ¿hubo capacitaciones en herramientas digitales para el personal administrativo?
Q4¿Qué actitudes ves en los equipos frente a dejar el papel? Marcá todas las que conviven.
Q5¿Quién sería la cara interna del cambio y de qué área? (opcional)
Q6Comentarios de esta sección (opcional)
Números de partida
Datos aproximados. Si no tenés uno a mano, dejalo vacío. No suman al puntaje: sirven para comparar el antes y el después.
~3 min con los datos a mano · no puntúa
Q1Expedientes iniciados el último mes
Q2Decretos firmados el último mes
Q3De esos decretos, ¿cuántos con firma digital?
Q4Personas con firma digital vigente con token
Q5Personas que trabajan en Mesa de Entradas y Despacho
Q6Resmas de papel compradas en los últimos 12 meses
Q7Hoy, ¿cuánto se tarda en encontrar una ordenanza por su tema?
Es una estimación. La medición real se hace con 10 búsquedas cronometradas al principio y al final.
Tu madurez en Gestión Documental Inteligente
Se actualiza a medida que respondés. Es el promedio de las 7 dimensiones; “No sabemos”, las preguntas de selección múltiple y los números de partida no suman.
Completá el diagnóstico
A medida que respondés vas a ver tu nivel de madurez y una lectura de qué significa para arrancar con GDI.
Puntaje por dimensión
Respondé para ver por dónde empezar
Según tus respuestas, te mostramos las dos dimensiones con menor puntaje y qué conviene hacer en cada una.
Números de partida · 0 de 7
- Expedientes iniciados el último mes
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- Decretos firmados el último mes
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- De esos decretos, ¿cuántos con firma digital?
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- Personas con firma digital vigente con token
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- Personas que trabajan en Mesa de Entradas y Despacho
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- Resmas de papel compradas en los últimos 12 meses
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- Hoy, ¿cuánto se tarda en encontrar una ordenanza por su tema?
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