Fase 0 · Línea de base · Piloto DesafIA Ciudades

¿Cuán madura está tu gestión documental?

Antes de implementar GDI en tu municipio, tomamos una foto del punto de partida. No hay respuestas buenas ni malas: el objetivo es saber dónde estás parado hoy para decidir por dónde conviene empezar. El resultado se actualiza en vivo a medida que respondés.

⬡7 dimensiones◷~10 min◆Resultado en vivo◉Línea de base Fase 0

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Dimensión 1

Gestión documental y expediente

Cómo se crean, circulan, firman y archivan los documentos y expedientes hoy.

Q1¿Cómo tramita expedientes el municipio actualmente?

Todo en papel, físico, con mesa de entradas tradicionalInicialMixto: algunos circuitos en PDF / mail, el resto en papelEn desarrolloSistema de expediente electrónico, pero con limitaciones (UX, cobertura parcial)ConsolidadoExpediente 100% electrónico de punta a puntaAvanzado

Q2¿Los pases entre áreas son secuenciales (uno atrás del otro) o paralelos (varias áreas a la vez)?

Secuenciales y manuales: el expediente físico va de escritorio en escritorioInicialSecuenciales en un sistema digital (estilo GDE): hay que esperar a que termine un áreaEn desarrolloAlgunos circuitos permiten trabajo en paraleloConsolidadoPases paralelos como práctica habitual: varias áreas intervienen simultáneamenteAvanzado

Q3¿Qué porcentaje de los trámites internos está digitalizado de punta a punta (sin papel)?

Menos del 20%InicialEntre 20% y 50%En desarrolloEntre 50% y 80%ConsolidadoMás del 80%Avanzado

Q4¿El municipio tiene definidos y documentados sus tipos de documento, expediente y flujos?

No, cada área lo resuelve a su maneraInicialParcialmente, sin documentarEn desarrolloSí, documentado para las áreas principalesConsolidadoSí, documentado y mantenido para todo el municipioAvanzado

Dimensión 2

Normativa y digesto

El estado del corpus normativo: ordenanzas, decretos y resoluciones, y qué tan accesibles y buscables están.

Q1¿La normativa del municipio (ordenanzas, decretos, resoluciones) está digitalizada?

No, está en papel / archivos físicosInicialParcialmente: algunos años o áreas escaneadosEn desarrolloMayormente digitalizada, pero dispersaConsolidadoTotalmente digitalizada y centralizadaAvanzado

Q2¿Existe un digesto o repositorio normativo único y actualizado?

No existeInicialExiste pero está desactualizado o incompletoEn desarrolloExiste y se actualiza, pero sin búsqueda por contenidoConsolidadoDigesto vivo, actualizado y consultableAvanzado

Q3Cuando alguien necesita encontrar una ordenanza por su contenido (no por número), ¿qué tan fácil es?

Muy difícil: hay que saber el número o preguntar a quien la recuerdeInicialDifícil: se busca en carpetas o PDFs sueltosEn desarrolloRazonable: hay un buscador por metadatos (número, fecha, tema)ConsolidadoFácil: se busca por contenido / lenguaje naturalAvanzado

Q4¿Cuántos años de normativa histórica están accesibles digitalmente?

Casi nada accesibleInicialLos últimos 1–3 añosEn desarrolloLos últimos 4–10 añosConsolidadoMás de 10 años / serie completaAvanzado

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Dimensión 3

Firma digital y marco normativo

Validez legal de lo que se firma digitalmente y el marco normativo que lo habilita (Ley 25.506).

Q1¿El municipio usa firma digital con validez legal en sus actos administrativos (decretos, resoluciones)?

No, todo se firma en papelInicialSolo firma electrónica simple / escaneada (sin validez plena)En desarrolloFirma digital en algunos circuitosConsolidadoFirma digital con validez legal (Ley 25.506) como práctica habitualAvanzado

Q2¿Existe normativa local (ordenanza/decreto) que habilite y dé marco al expediente y la firma digital?

No existe normativa al respectoInicialEstá en evaluación / borradorEn desarrolloExiste normativa parcialConsolidadoMarco normativo completo y vigenteAvanzado

Q3¿Los funcionarios usan actualmente firma digital?

NoInicialSí, con token físicoAvanzadoSí, con Portal de Firma RemotaAvanzadoSí, otra modalidadAvanzado

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Dimensión 4

Madurez en IA y datos

Qué tan preparado está el municipio para aprovechar IA sobre sus documentos: búsqueda semántica, resúmenes, clasificación.

Q1¿El municipio usa alguna herramienta de IA en su gestión interna?

No usa IAInicialProbó algo suelto / experimentos puntualesEn desarrolloUsa IA en algún área o servicio específicoConsolidadoUsa IA de forma transversal en la gestiónAvanzado

Q2¿Cómo busca hoy la información dentro de sus documentos y expedientes?

No se puede buscar: hay que leer o recordar dónde estáInicialBúsqueda por nombre de archivo o númeroEn desarrolloBúsqueda por metadatos (fecha, tema, área)ConsolidadoBúsqueda por contenido / lenguaje natural (semántica)Avanzado

Q3¿Sus documentos están digitalizados de forma que una máquina pueda leerlos?

Documentos en papelInicialMayoritariamente PDFs generados desde escaneosEn desarrolloMayoritariamente PDFs generados desde Word / editor de textoConsolidadoTodo estructurado y organizadoAvanzado

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Dimensión 5

Interoperabilidad y sistemas

Cómo conviven los sistemas del municipio y si pueden hablar entre sí y con GDI vía API.

Q1¿Los sistemas del municipio (tributario, RRHH, mesa de entradas, portal ciudadano) están conectados entre sí?

No: cada uno es una isla, se carga todo a manoInicialConexiones manuales / exportar-importar archivosEn desarrolloAlgunos sistemas integrados por APIConsolidadoLa mayoría interoperan automáticamenteAvanzado

Q2¿Los sistemas actuales ofrecen API para integrarse con otras plataformas?

No tienen API / son cerradosInicialNo sabemos / depende del proveedorEn desarrolloAlgunos tienen APIConsolidadoSí, API-first como estándarAvanzado

Q3¿El municipio tiene un portal ciudadano que podría generar trámites/expedientes automáticamente?

No hay portal ciudadanoInicialHay portal pero es informativo (no genera trámites)En desarrolloGenera trámites pero sin conexión al expediente internoConsolidadoGenera trámites que crean expedientes automáticamenteAvanzado

Q4¿Cómo se gestionan los principales software del municipio?

Un único proveedor concentra todoInicialVarios proveedores distintosEn desarrolloEquipo propio del municipioConsolidadoEquipo propio + software abierto / estándares (sin lock-in)Avanzado

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Dimensión 6

Cultura digital y adopción

El factor humano: liderazgo, miedo al cambio, capacitación. Acá se juega el éxito de cualquier implementación.

Q1¿La transformación digital es un eje de gestión respaldado por la máxima autoridad (intendente/a)?

No es prioridadInicialHay interés pero sin respaldo formalEn desarrolloSí, con respaldo pero sin recursos asignadosConsolidadoSí, es eje de gestión con respaldo y recursosAvanzado

Q2¿Existe una persona o área que lidere la transformación digital y pueda sostener el cambio puertas adentro?

No existe ese rolInicialAlguien lo hace informalmenteEn desarrolloHay un referente designadoConsolidadoHay un área/equipo con mandato claroAvanzado

Q3¿Cómo describirías la actitud de los equipos frente a dejar el papel y pasar a lo digital?

Resistencia fuerte / miedo al cambioInicialEscepticismo: 'siempre se hizo así'En desarrolloApertura con acompañamientoConsolidadoEntusiasmo: ya piden más herramientas digitalesAvanzado

Q4¿El municipio capacita a su personal en herramientas digitales de forma sostenida?

No capacitaInicialCapacitaciones aisladasEn desarrolloPlan de capacitación para algunas áreasConsolidadoPlan de capacitación continuo y transversalAvanzado

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Dimensión 7

Infraestructura y soberanía de datos

Dónde viven los datos, quién los controla y qué capacidad técnica hay para sostener la plataforma.

Q1¿Dónde se aloja hoy la mayor parte de los sistemas y datos del municipio?

En PCs / servidores sueltos sin gestiónInicialServidor propio sin redundanciaEn desarrolloNube de terceros o datacenter gestionadoConsolidadoInfraestructura definida con criterio de soberanía (propia u on-premise controlada)Avanzado

Q2¿El municipio tiene política de respaldo (backups) y continuidad ante fallas?

No hay backups confiablesInicialBackups manuales esporádicosEn desarrolloBackups automáticos sin plan de continuidadConsolidadoBackups automáticos + plan de continuidad probadoAvanzado

Q3¿Quién controla realmente los datos del municipio: el municipio o el proveedor del software?

El proveedor: no tenemos acceso directo a nuestros datosInicialCompartido pero con poca claridadEn desarrolloEl municipio, con acceso vía exportacionesConsolidadoEl municipio, con control y copia local totalAvanzado

Q4¿Hay equipo técnico (propio o tercerizado) para acompañar la operación de una plataforma documental?

No hay capacidad técnicaInicialUna persona 'todoterreno' que hace de todoEn desarrolloEquipo de sistemas pequeñoConsolidadoÁrea de sistemas con capacidad para sostener plataformasAvanzado

Resultado

Tu madurez en Gestión Documental Inteligente

Se actualiza a medida que respondés.

—madurez

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Completá el diagnóstico

A medida que respondés vas a ver tu nivel de madurez y una lectura de qué significa para arrancar con GDI.

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