Funcionalidad · Comunicaciones
Notas oficiales entre sectores del municipio
Las notas son un tipo especial de documento que funciona como comunicación oficial entre sectores del organismo. A diferencia de un documento común, cada nota lleva destinatarios (los sectores a los que se dirige), pasa por el mismo proceso de firma que cualquier otro documento y, una vez firmada, el sistema la envía automáticamente a las bandejas de los sectores destino.
Cada nota recibe un número oficial con formato NOTA-{AÑO}-{SECUENCIAL}-{TENANT}-{DEPTO} y suma tracking de aperturas: el sector que la envió puede ver quién la abrió y cuándo. Con eso reemplazás el circuito de memorandos en papel por un flujo digital, firmado y trazable de punta a punta.
- Comunicación oficial entre sectores, no entre personas sueltas
- Firma digital y número oficial en cada nota
- Tracking de aperturas exclusivo del sector remitente
- Modalidades Para, CC y CCO, con CCO oculto para el resto
- Bandeja con Recibidas, Enviadas y Archivadas
Qué podés hacer
Destinatarios por sector
Cada nota se dirige a sectores del organismo en tres modalidades: Para (destinatarios principales, mínimo uno), CC (en copia para su conocimiento) y CCO (copia oculta que los demás no ven).
Firma y envío automático
La nota pasa por el mismo proceso de firma que cualquier documento. Al completarse la firma, el sistema la envía solo a los sectores destinatarios, sin pasos manuales.
Tracking de aperturas
El sector remitente ve un contador con cuántos destinatarios abrieron la nota y quiénes fueron. Esa información es exclusiva de quien la envió: los destinatarios no la ven.
Numeración oficial
Toda nota recibe un número único con formato NOTA-{AÑO}-{SECUENCIAL}-{TENANT}-{DEPTO}, que la identifica en la bandeja y en el PDF generado.
Bandeja organizada
La bandeja separa las notas en Recibidas, Enviadas y Archivadas, para que cada sector encuentre rápido lo que le corresponde sin perder nada de vista.
Cómo funciona
- 1
Crear la nota con sus destinatarios
Usás el flujo de creación de documentos y elegís el tipo NOTA. Redactás el contenido y asignás los sectores destinatarios en Para, CC y CCO.
- 2
Firmar
Asignás los firmantes y la nota pasa por el proceso de firma habitual. Una vez firmada, queda como documento oficial que no se puede modificar.
- 3
Envío automático y seguimiento
Al completarse la firma, la nota llega sola a la bandeja Recibidas de los sectores destino. Desde tu vista de nota enviada seguís las aperturas en tiempo real.
Nota enviada: la vista del remitente
Cuando abrís una nota que envió tu sector, ves el PDF oficial en el centro y un panel lateral con tres secciones. El PDF incluye membrete, lugar y fecha, número oficial, referencia, un recuadro destacado con los destinatarios agrupados por modalidad, el cuerpo y la firma con nombre, cargo y sector.
El panel lateral muestra los destinatarios con un badge de color por sector, la sección de aperturas con el contador de quién abrió la nota, y un resumen automático generado por inteligencia artificial para captar el contenido de un vistazo. Los destinatarios en CCO no aparecen en el PDF ni son visibles para los demás: solo los ve el remitente.
- PDF con membrete, número oficial, referencia, cuerpo y firma
- Recuadro de destinatarios agrupados por Para y CC
- Aperturas: contador y lista de sectores que la leyeron
- Resumen IA en el panel lateral, fuera del documento oficial
Nota recibida: la vista del receptor
Un sector destinatario abre la nota desde su bandeja Recibidas y ve el mismo PDF y el panel de destinatarios, más el resumen IA. La diferencia clave es que no ve la sección de aperturas: quién más leyó la nota es información exclusiva del remitente.
El receptor suma un botón Archivar en la esquina superior derecha, que mueve la nota a la pestaña Archivadas para mantener limpia la bandeja de recibidas. Archivar no elimina ni notifica al remitente, y es reversible: la nota se puede desarchivar en cualquier momento. Al abrirla, la apertura se registra automáticamente y queda visible para quien la envió.
Preguntas frecuentes
¿Puedo saber quién leyó mi nota?
Sí. La sección de aperturas en el panel lateral de la nota enviada muestra los sectores que la abrieron, y el contador se actualiza en tiempo real. Esa vista solo la tiene el sector remitente.
¿Los destinatarios en CCO aparecen en el PDF?
No. Los sectores en copia oculta no se muestran en el PDF ni son visibles para los demás destinatarios. Solo el remitente ve la lista completa.
¿Puedo editar una nota después de enviarla?
No. Una vez firmada y enviada, la nota es un documento oficial que no se puede modificar.
¿Cómo respondo una nota recibida?
No se responde directamente desde la pantalla. Para responder, se crea una nueva nota dirigida al sector remitente desde el flujo de creación de documentos.
¿En qué se diferencia una nota de un memo?
La nota se dirige a sectores del organismo y la ve todo el sector destinatario. El memo es una comunicación privada persona a persona, dirigida a usuarios individuales.
¿Querés el panorama completo?
Mirá cómo esta funcionalidad se integra en la gestión municipal de punta a punta.
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