BackOffice · Administración
Familias de legajos: la plantilla de cada registro de tu municipio
Una familia de registro (RLM) es la plantilla reutilizable que define cómo se estructura un tipo de legajo: qué datos se cargan, qué sectores pueden operar con él y qué ciclo de vida atraviesa. Pensala como un formulario modelo que después se aplica a cada legajo del municipio.
Desde el BackOffice configurás familias para personal, proveedores, obras privadas, habilitaciones comerciales o lo que necesite tu organización, sin escribir una línea de código. Cada familia tiene un código único de 3 a 8 caracteres y su propio esquema de campos, permisos y estados.
- Plantillas reutilizables: definís la estructura una vez y se aplica a todos los legajos de ese tipo.
- Siete tipos de campo, incluidos archivo adjunto, lista desplegable y casilla sí/no.
- Cuatro permisos por sector (ver, crear, editar, verificar) que aplican al instante.
- Campos con vencimiento y con verificación para habilitaciones y certificados.
- Estados configurables por familia, con cada cambio registrado en el historial del legajo.
Qué podés hacer
Esquema de campos configurable
Cada familia define qué campos tiene el legajo: clave interna, nombre visible, tipo de dato y si es obligatorio. Armás el formulario a medida del trámite sin depender de desarrollo.
Siete tipos de campo
Texto corto, número, fecha, texto largo, lista desplegable, casilla sí/no y archivo adjunto. Cubrís desde el número de plano hasta el certificado escaneado o la superficie en m2.
Permisos por sector
Cada familia decide qué sectores operan sus legajos y con qué nivel: ver, crear, editar y verificar. Los cambios aplican al instante para todos los usuarios del sector.
Campos con vencimiento
Marcás un campo de fecha como "con vencimiento" y el sistema avisa visualmente cuando está próximo a vencer o ya venció. Ideal para habilitaciones, certificados y permisos temporales.
Campos con verificación
Un campo que requiere verificación necesita que un usuario autorizado lo valide adjuntando un documento oficial. Hasta que no se verifica, queda marcado como pendiente.
Estados del ciclo de vida
Cada familia define sus propios estados (Ingresado, En revisión, Observado, Aprobado, etc.). Cada cambio queda registrado en el historial del legajo y permite filtrar por situación.
Cómo funciona
- 1
Crear la familia
Definí código, nombre y descripción, o habilitá una familia del catálogo global de GDI. El código es permanente: elegí uno claro y representativo (ARQ, LUM, HABCOM).
- 2
Definir los campos
Agregá cada campo del esquema con su clave, tipo, obligatoriedad, vencimiento y verificación. Es más fácil configurar primero los campos y estados.
- 3
Configurar los estados
Armá el ciclo de vida del legajo con los estados que necesite el trámite. Si no definís ninguno, el sistema asigna Activo e Inactivo por defecto.
- 4
Asignar permisos por sector
Agregá los sectores que van a operar la familia y marcá qué puede hacer cada uno: ver, crear, editar o verificar. Así cada área ve exactamente lo que le corresponde.
Familias globales y personalizadas
El sistema maneja dos tipos de familias. Las globales vienen del catálogo mantenido por GDI Latam y representan los tipos de legajo más comunes en la gestión municipal: las habilitás desde el catálogo y ajustás los permisos por sector. Las personalizadas las crea tu organización para necesidades específicas y son totalmente configurables.
En ambos casos, cada familia identifica sus legajos con un código único de entre 3 y 8 caracteres, en mayúsculas y números, que no se puede cambiar una vez creado. Por eso conviene elegirlo con criterio desde el arranque.
- Global: del catálogo de GDI, disponible para todas las organizaciones, con estructura base fija.
- Personalizada: creada por el municipio, totalmente configurable en campos, estados y permisos.
- Ambas ajustan sus permisos por sector según tu organigrama.
Campos, tipos de dato y verificación
Desde el detalle de la familia agregás cada campo del esquema. Definís una clave interna que no cambia, un nombre visible para el usuario, el tipo de dato y tres atributos clave: si es obligatorio, si lleva vencimiento y si requiere verificación. El tipo de campo tampoco se puede cambiar una vez creado; si necesitás otro, creás uno nuevo.
Los campos con verificación son útiles para documentación sensible: quedan en estado pendiente hasta que un usuario con permiso para verificar los valida adjuntando el documento oficial correspondiente. No podés eliminar un campo si ya hay legajos con datos cargados en él: el sistema te muestra cuántos están afectados.
Permisos que respetan tu estructura
Cada sector recibe una combinación de cuatro permisos sobre la familia: ver, crear, editar y verificar. Por defecto un sector puede ver; el resto se habilita según el rol. Un sector solo aparece una vez en la lista, y si un usuario pertenece a varios sectores, el sistema evalúa los permisos de todos: si cualquiera lo autoriza, la acción se permite.
Esto deja el acceso alineado con el organigrama real del municipio. Obras Privadas puede tener control total sobre los legajos de arquitectura, Mesa de Entradas solo crear y ver, Catastro ver y verificar, e Intendencia únicamente consultar. Al quitar un sector, sus usuarios pierden acceso al instante, pero los legajos no se eliminan.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una familia de registro (RLM)?
Es una plantilla reutilizable que define cómo se estructura un tipo de legajo: qué campos tiene, qué sectores pueden operarlo y qué estados atraviesa. Cada legajo se crea a partir de una familia.
¿Puedo cambiar el código de una familia después de crearla?
No. El código (de 3 a 8 caracteres, en mayúsculas y números) es permanente. Por eso conviene elegir uno claro y representativo desde el inicio, como ARQ para Arquitectura o HABCOM para Habilitaciones Comerciales.
¿Qué diferencia hay entre una familia global y una personalizada?
Las globales vienen del catálogo de GDI con una estructura base fija y las habilitás para tu organización. Las personalizadas las crea el municipio para necesidades específicas y son totalmente configurables en campos, estados y permisos.
¿Cómo controlo quién puede ver o editar los legajos de una familia?
Cada familia define permisos por sector con cuatro niveles: ver, crear, editar y verificar. Los cambios aplican de inmediato para todos los usuarios del sector, y quitar un sector les corta el acceso sin borrar los legajos.
¿Puedo eliminar un campo que ya tiene datos cargados?
No mientras haya legajos con datos en ese campo. El sistema te muestra cuántos legajos están afectados. Para eliminarlo, primero hay que limpiar los datos de esos legajos.
¿Querés el panorama completo?
Mirá cómo esta funcionalidad se integra en la gestión municipal de punta a punta.
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