Funcionalidad · Legajos
Legajos: registros de datos verificables para tu municipio
Un legajo es una ficha digital que agrupa datos verificables sobre un asunto concreto: un comercio habilitado, una obra en curso, una luminaria, una ordenanza. A diferencia de un expediente, que junta los documentos de un trámite, el legajo junta datos que se mantienen actualizados a lo largo del tiempo.
El Registro Legajo Multiproposito (RLM) organiza esos datos por familias de registro, cada una con sus propios campos, numeración y permisos. Cada dato se puede verificar contra documentación oficial, y todo lo que pasa en el legajo queda registrado de forma inmutable para auditoría.
- Datos verificables con documento oficial de respaldo, no solo información cargada
- Numeración oficial única por organización con formato RLM estandarizado
- Control de vencimientos que avisa qué campos necesitan renovarse
- Relaciones tipadas entre legajos, documentos y expedientes
- Historial inmutable con trazabilidad completa para auditoría
Qué podés hacer
Familias de registro
Cada legajo pertenece a una familia (Arquitectura, Luminarias, Ordenanzas, Habilitaciones) que define sus campos, su código de numeración y los permisos para verlo, crearlo, editarlo o verificarlo.
Numeración oficial única
Al crear un legajo el sistema asigna un número con formato RLM-{año}-{secuencial}-{tenant}-{código}, único por organización. Un identificador estable para citar el registro en cualquier trámite.
Verificación en dos pasos
Un editor carga el dato y un verificador lo confirma adjuntando el documento oficial de respaldo. Editar y verificar son permisos separados, así el dato verificado queda respaldado por una constancia real.
Control de vencimientos
Los campos con fecha de vencimiento se marcan como vencidos cuando pierden vigencia. El listado muestra la fecha más próxima a vencer para anticiparte a la renovación de habilitaciones, seguros o certificados.
Relaciones entre legajos
Vinculá legajos con relaciones tipadas (padre, hijo, relacionado, reemplaza, hermano, primo) para representar conexiones lógicas, como un circuito de alumbrado que contiene varias luminarias.
Historial inmutable
Creaciones, ediciones, verificaciones, cambios de estado y vinculaciones quedan registrados con usuario, fecha y valor anterior. El historial no se puede editar ni borrar: trazabilidad completa.
Cómo funciona
- 1
Elegí la familia y creá el legajo
Desde Legajos hacé click en Crear y seleccioná la familia de registro. Solo aparecen las familias en las que tenés permiso para crear. Poné un nombre claro y completá los campos obligatorios.
- 2
Cargá los datos
En la pestaña Datos completás cada campo con la información disponible (texto, número, fecha, selección o archivo adjunto). Al guardar, cada campo queda pendiente de verificación.
- 3
Verificá con documento oficial
El verificador contrasta cada dato contra la documentación oficial, adjunta el respaldo (constancia de AFIP, resolución, plano aprobado) y confirma. El campo pasa a estado Verificado.
- 4
Vinculá y emití informes
Asociá documentos, expedientes y otros legajos según haga falta, y generá un informe IFRLM cuando necesites una foto oficial del legajo con el estado de verificación de cada dato.
Crear y editar un legajo
El alta arranca eligiendo la familia de registro, que determina qué campos vas a completar. El nombre del legajo tiene que ser descriptivo para que cualquier usuario entienda de qué se trata, por ejemplo "Obra Av. San Martín 1250 - González" o "Habilitación - Panadería Don Carlos - Mitre 890".
Una vez creado, podés editar los campos de forma inline directamente sobre el dato, o modificar varios a la vez con la edición global. Si editás un campo que ya estaba verificado, se pierde la verificación y vuelve a quedar pendiente. Cada cambio se registra en Movimientos con fecha, usuario y valor anterior.
- Campos obligatorios marcados con asterisco que el sistema valida antes de crear
- Estados por familia: Borrador, Activo, Suspendido, Archivado y los que cada área defina
- Cambio de estado libre entre cualquier estado, con motivo opcional para la trazabilidad
- Informe IFRLM: snapshot oficial del legajo con todos los datos y su estado de verificación
Datos verificados, no solo cargados
La verificación es lo que le da confiabilidad al legajo. Separa dos roles: el editor que carga o modifica el dato y el verificador que lo confirma. Pueden ser la misma persona con ambos permisos, pero el sistema registra cada acción por separado para que la verificación sea un acto deliberado.
No se puede verificar un campo sin adjuntar un documento de respaldo: el sistema lo exige. Una vez verificado, el campo muestra quién verificó, cuándo y qué documento se usó como respaldo. Cuando se genera un informe IFRLM, cada campo incluye su estado de verificación, así el receptor sabe de un vistazo qué datos están respaldados por documentación oficial.
- Sin datos, Pendiente, Verificado, Vencido y Modificado como estados de cada campo
- Documento de respaldo obligatorio para verificar cualquier dato
- Editar un dato verificado lo devuelve a pendiente de verificación
Una red de información conectada
Un legajo no vive aislado. Podés vincularle documentos oficiales del sistema, expedientes electrónicos y otros legajos para construir una red de información conectada. La vinculación con expedientes es bidireccional: la relación queda visible tanto desde el legajo como desde el expediente.
Entre legajos las relaciones son tipadas y unidireccionales. Un circuito de alumbrado puede ser el padre de varias luminarias que son sus hijos y hermanas entre sí; una nueva habilitación puede reemplazar a la vencida. Todo el detalle del legajo se organiza en pestañas: Datos, Mapa, Movimientos y Asistente.
- Documentos y expedientes vinculados listados con su número oficial, tipo y fecha
- Seis tipos de relación entre legajos: padre, hijo, relacionado, reemplaza, hermano y primo
- Pestaña Movimientos con el historial cronológico completo e inmutable
Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia un legajo de un expediente?
Un expediente agrupa los documentos de un trámite; un legajo agrupa datos sobre un asunto que se mantienen actualizados en el tiempo. El expediente cuenta la historia de una gestión, el legajo es la ficha viva de un comercio, una obra o una ordenanza.
¿Qué se puede registrar como legajo?
Lo que tu municipio necesite: habilitaciones comerciales con datos del titular y vencimiento, obras con profesional y planos, luminarias con ubicación y mantenimiento, o normativa municipal vigente. Cada tipo se define como una familia de registro con sus propios campos.
¿Quién puede verificar un dato?
Solo los usuarios con permiso de verificación sobre esa familia de registro. Verificar es un permiso separado del de editar, y para confirmar un dato hay que adjuntar el documento oficial que lo respalda. Sin documento, no hay verificación.
¿Qué pasa cuando vence un campo?
El campo se muestra como Vencido en la interfaz, indicando que la información necesita renovarse. El listado de legajos resalta la fecha de vencimiento más próxima para que puedas anticiparte y gestionar la renovación de la documentación a tiempo.
¿Qué es el informe IFRLM?
Es una foto oficial del legajo en un momento determinado, con todos sus campos, sus valores actuales y el estado de verificación de cada uno. Sirve para adjuntar a un expediente, responder un pedido de informe o documentar el estado de una obra antes de una inspección. Es un snapshot: si los datos cambian después, generás uno nuevo.
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